:agentursuite
Das System, in dem wir über zwanzig Jahre Agenturerfahrung zusammenführen: Projekte und Jobs, Kalkulation, Rechnungswesen, Einkauf, Finanzen, Zeiterfassung und Controlling – an einem Ort, auf denselben Daten.
Der Gedanke dahinter
Seit 2003 haben wir einzelnen Werbe- und Eventagenturen ihre kaufmännischen Systeme gebaut. Dabei wurde immer deutlicher, welche Abläufe sich in jedem Haus wiederholen – und welche Funktionen gängige Systeme genau dort nicht abbilden, wo es für eine Agentur darauf ankommt.
Die :agentursuite ist die Antwort darauf: dieselben bewährten Abläufe, aber als geschlossenes System und vollständig neu entwickelt – als native Anwendung für Mac und Windows. Nicht das alte System in neuem Gewand, sondern von Grund auf gebaut.
Für wen
Für Werbe- und Eventagenturen sowie andere projektorientierte Dienstleister, die ihre Projekte kalkulieren, Fremdleistungen einkaufen und an ihre Kunden weiterberechnen. Typisch sind Häuser mit einer Handvoll bis mehreren Dutzend Mitarbeitenden, in denen heute Tabellenkalkulation, Buchhaltungsprogramm und Insellösungen nebeneinander laufen.
Die Bereiche im Überblick
Stammdaten
Firmen und Personen als gemeinsame Basis für Kunden, Lieferanten und die eigene Agentur – mit Debitoren- und Kreditorennummern, Kundengruppen, Branchen und Ansprechpartnern.
Projekte & Jobs
Kunde, Projekt und Job als durchgehende Kette: Jobs entstehen aus ihrem Projekt, tragen Status, Deadline und Verantwortliche und sammeln alles ein, was dazugehört – Dokumente, Korrespondenz, Aufgaben.
Kostenvoranschlag & Kalkulation
Gruppen, Positionen und Leistungszeiträume: die kalkulierten Mengen werden monatsweise verteilt. Nach Auftragserteilung ist die Gesamtmenge kaufmännisch verbindlich, die Verteilung auf Monate bleibt anpassbar.
Leistungen & Preise
Leistungskatalog für Stück- und Zeitleistungen mit passenden Einheiten, Verkaufs- und Einkaufspreisen sowie kundenspezifischen Sonderpreisen, die den Katalogpreis überschreiben.
Rechnungen
Anzahlung, Teil- und Schlussrechnung aus dem Kostenvoranschlag, dazu Storno und Gutschrift. Ausgabe als PDF beziehungsweise PDF/A, als XRechnung oder per E-Mail; Nummernkreise auch je Debitor.
Einkauf
Bestellanforderungen mit Freigabe, Eingangsrechnungen samt PDF – und die Weiterberechnung: eingekaufte Fremdleistungen wandern aus der gebuchten Eingangsrechnung direkt in die Kundenrechnung.
Finanzen
Buchungen und Buchungskonten, Bankbewegungen mit automatischer Zuordnung bezahlter Rechnungen, SEPA-Überweisungen, Kassenbuch, Monatsabschluss und DATEV-Export.
Zeiterfassung
Geleistete Stunden je Mitarbeiter, Job und Tätigkeit, mit Wochenansicht, Zeitkontrolle und Stundenlisten – auf Wunsch direkt in die Rechnung.
Controlling
Zwei mehrdimensionale Auswertungen mit Drill-down: Plan und Ist auf der Umsatzseite (sicher, unberechnet, Pipeline) und die Kostenseite (gebucht, freigegeben, Zahlung offen) – nach Monaten, Kunden, Projekten, Jobs, Mitarbeitenden und Teams.
Erinnerungen
Alle offenen Aufgaben mit Termin und Verantwortlichkeit an einem zentralen Ort – To-dos, Freigaben und Wiedervorlagen. Überfälliges fällt sofort ins Auge, Erledigtes wird zur Historie.
Mitarbeitende
Personen, Beschäftigungsdaten und Zugänge mit Berechtigung. Daraus ergibt sich, wer für einen Job verantwortlich ist und wem welche Stunden zugeordnet werden.
Basisdaten
Ein Ort für alle Referenzwerte – Buchungskonten und ihre Kategorien, Funktionen, Buchungsperioden, Wertelisten. Gepflegt wird nur hier, alle anderen Bereiche verwenden sie.
Was die :agentursuite ausmacht
- Weiterberechnung von Fremdleistungen. Vom Einkauf bis zur Kundenrechnung ein durchgehender Weg – die Funktion, die gängige Systeme entweder nicht kennen oder die mühsam nachgebaut werden muss.
- Plan und Ist auf derselben Grundlage. Weil die Kalkulation ihre Mengen monatsweise verteilt, lässt sich der geplante Umsatz jederzeit gegen das Abgerechnete stellen – ohne Nebenrechnung.
- Ein System statt vieler. Kalkulation, Abrechnung, Einkauf und Buchhaltung arbeiten auf denselben Daten; nichts wird doppelt erfasst.
- Anlegen aus dem Vorgänger. Ein Job entsteht aus seinem Projekt, ein Projekt aus seiner Firma, eine Rechnung aus ihrem Kostenvoranschlag. Der Zusammenhang ist nie nachträglich herzustellen.
- Einzelplatz oder Büro. Dieselbe Anwendung arbeitet allein mit eigener Datenbank oder im Team auf einer gemeinsamen.
Fragen dazu?
Wenn Sie wissen möchten, wie wir bestimmte Abläufe abbilden, rufen Sie an oder schreiben Sie uns – wir antworten offen, auch dort, wo etwas anders läuft als erwartet.
Kontakt ·